Мобільний додаток ISpro: Workflow
Документи
Шаблони бланків
Робота з документами
Кваліфікований електронний підпис
Інтеграція з СЕВ ОВВ
Обговорення. Вкладення. Резолюції
Процес (ручний та автоматичний маршрут)
Дизайнер документів
У нашому новому огляді версії ISpro 8: Workflow Ви дізнаєтесь про наступні можливості:
- формування власних шаблонів бланків;
- робота з дизайнером документів - системні шаблони та електронні форми;
- використання настроюваних бізнес-процесів;
- підписання документів кваліфікованим електронним підписом (КЕП);
- інтеграція з Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ);
- міні-чат всередині документа, вкладення, резолюції.
Документообіг та управління процесами – це новий, сучасний інструмент, який дозволяє керувати електронними документами організації, покращити контроль, оптимізувати та спростити бізнес-процеси. Робота з документами стає легкою, зрозумілою та продуманою.
Організація документообігу в електронній формі дозволяє:
-
зручно і швидко створювати та утверджувати проєкти документів;
-
упорядкувати роботу співробітників з документами;
-
покращити взаємодію співробітників, відділів, департаментів;
-
контролювати виконання робіт з документами;
-
виключити ризики втрати паперових документів;
-
безпечно зберігати інформацію.
Простий та зрозумілий інтерфейс дизайнера документів і процесів в ISpro 8 дозволяє максимально швидко створювати та налаштовувати шаблони документів, моделювати та виконувати бізнес-процеси відповідно до документообігу.
Переваги використання:
-
доступність у будь-який момент на будь-яких пристроях;
-
дизайнер електронних документів дозволяє легко створювати, редагувати та змінювати найскладніші форми;
-
максимально зручний вбудований редактор бланків, сумісний з MS Word, дає можливість створювати професійні документи та шаблони бланків у звичному інтерфейсі користувача;
-
підтримка будь-яких типів файлів;
-
оптимально організований та структурований документообіг завдяки можливості розміщення документів у папках та групуванні документів;
-
маршрут руху документа з ручною вказівкою виконавців або за попередньо створеною схемою BPM згідно зі стандартом BPMN 2.0;
- функція буфера обміну дає змогу користувачам копіювати та розміщувати контент зі свого локального комп’ютера;
- відображення коментарів до документу на самому документі.
Мобільний додаток ISpro: Workflow
Приємне доповнення для всіх користувачів ISpro!
Крім всіх можливостей представлених в даному огляді, ISpro презентує новий, сучасний мобільний додаток для зручного та оперативного електронного документообігу.
Мобільний додаток ISpro: Workflow відкриває доступ до підсистеми Документообіг та управління процесами на вашому мобільному пристрої та планшеті. Функціональність програми максимально повторює можливості web-версії для зручної та оперативної роботи з документами.
Тепер де б ви не були у вас буде можливість працювати з документами 24/7:
- переглад усіх документів відповідно до категорій;
- ознайомлення, погодження та підписання отриманих документів з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
- спілкування всередині документа;
- вчасне виконання усіх поставлених завдань.
Документи
Документи – основний модуль для роботи з усіма документами користувача. Він дозволяє організувати впорядковане зберігання документів, розбивши їх по папкам з вхідними та вихідними документами, збереженими проєктами та можливістю переміщення документів до архіву. Щоб швидко знайти документ можна скористатися функцією пошуку в боковому меню, а також виконати сортування, групування та фільтрацію за будь-якими даними. Таким чином, кожен співробітник отримає швидкий доступ до всіх пов'язаних із завданням документів у системі.
Шаблони бланків
Наявність в модулі готових шаблонів бланків для подальшого їх використання, а також єдине місце зберігання дозволяє скоротити часові витрати на створення та обробку документів. Додати шаблон можна вручну на основі наявного файлу або завантажити готовий документ.
Робота з документами
Вбудований текстовий редактор надає користувачам компонент для роботи з бланками документів в інтерактивному режимі. Редактор дозволяє переглядати їх вміст, а також виконувати різні дії: вставку, копіювання, редагування та видалення тексту, контекстний пошук та заміну, сортування, зміну шрифту тощо. Редактор зроблений так, щоб максимально ефективно налагодити роботу з текстовими документами.
Доступно автоматичне заповнення полів бланку з електронної форми документа за списком реквізитів, які достатньо перенести на форму, що значно прискорює створення та роботу з бланком.
У режимі перегляду документів можливий перегляд, коментування та відстеження життєвого циклу документів створених в ISpro: Workflow. Переглядач надає повнофункціональний інтерфейс для вибору та пошуку тексту, перегляду бічної панелі та панелі інструментів для типових завдань:
-
додавання коментарів, а також їх відображення у самому документі для оперативного внесення доповнень та змін;
- відображення історії життєвого циклу документа завдяки функції протоколювання змін. Зміни візуально відображаються в редакторі, а також доступні на новій бічній панелі «Зміни, що відстежуються», в якій перераховані всі зміни з позначкою часу та інформацією про автора. Це дозволяє декільком користувачам спільно працювати над одним і тим самим документом;
- використання штрих-кодів, як заповнювачів у шаблонах звітів з присвоєнням кожному об'єкту штрих-коду унікального ідентифікатора та імені;
- додавання до документа гіпертекстових посилань для швидкого здійснення переходу від одного фрагмента тексту до іншого. Даний тип посилань корисно використовувати при великому обсязі інформації в документі та можливості швидкого переміщення між розділами;
- обмеження форматування та редагування завдяки функції захисту документа.
Кваліфікований електронний підпис (КЕП)
Для захисту та достовірності інформації, що надсилається в документообігу, використовується функція підписання документів та вкладень кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
КЕП відіграє одну з найважливіших ролей у системі електронного документообігу, оскільки вона є найбезпечнішим типом електронного підпису в Україні та забезпечує найвищий рівень захисту. Можна заощадити кошти та час за рахунок швидкості електронного підписання. Документи, підписані кваліфікованим електронним підписом, можуть бути передані до місця призначення протягом кількох секунд.
Крім цього, всі документи, що підписуються КЕП, мають таку ж юридичну силу, що і власноручний підпис. А використовувати КЕП у Документообігу ISpro - швидко, просто та зручно!
Електронний підпис забезпечує перевірку та підтвердження цілісності документів, конфіденційність документів, ідентифікацію підписантів, а також дозволяє:
- диджиталізувати процеси всередині компанії;
- прискорити рух інформації всередині підприємства;
- оптимізувати та вдосконалити бізнес-процеси завдяки зменшенню кількості документації на підприємстві.
У системі на панелі інструментів розташовані кнопки, завдяки яким ви зможете:
- підписувати документи;
- знімати підпис із документів;
- переглядати інформацію про підпис за документами (інформація про власника та термін дії сертифіката, яким було проведено підпис).
Завдяки цьому КЕП обирають більшість організацій, які прагнуть йти в ногу з часом та використовують сучасні технології, що дозволяють за лічені хвилини підписати документ та спростити документообіг на підприємстві.
Інтеграція з СЕВ ОВВ
Наша система електронного документообігу має безліч переваг та особливостей, одна з яких, інтеграція з Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі – СЕВ ОВВ).
СЕВ ОВВ — це платформа для автоматизації процесів створення, надсилання, отримання та обробки електронних документів між органами державної влади. Тож усі користувачі ISpro, мають можливість обмінюватися документами з СЕВ ОВВ в онлайн режимі та оперативно отримувати відповіді на листи. Завдяки такій системі можливо створити цифровий простір для електронної взаємодії з органами державної влади.
Модуль документообігу містить в собі реєстр документів СЕВ ОВВ, у якому можна приймати документи СЕВ на реєстрацію, відхиляти або погоджувати їх, а також відправляти документи (листи) до СЕВ: створення документів із завданням (дорученням), прикріплення вкладень, підписання бланків кваліфікованими електронними підписами та відправлення отримувачу за допомогою засобів СЕВ ОВВ.
Щоб реалізувати таку інтеграцію, нами було отримано сертифікат відповідності та успішно пройдено тестування на відповідність вимогам до інтеграційної взаємодії СЕВ ОВВ та системи електронного документообігу ISpro. Ознайомитися з сертифікатом можна за посиланням https://ispro.ua/page/sertifikati-ta-svidotstva
СЕВ ОВВ — це платформа для автоматизації процесів створення, надсилання, отримання та обробки електронних документів між органами державної влади. Тож усі користувачі ISpro, мають можливість обмінюватися документами з СЕВ ОВВ в онлайн режимі та оперативно отримувати відповіді на листи. Завдяки такій системі можливо створити цифровий простір для електронної взаємодії з органами державної влади.
Модуль документообігу містить в собі реєстр документів СЕВ ОВВ, у якому можна приймати документи СЕВ на реєстрацію, відхиляти або погоджувати їх, а також відправляти документи (листи) до СЕВ: створення документів із завданням (дорученням), прикріплення вкладень, підписання бланків кваліфікованими електронними підписами та відправлення отримувачу за допомогою засобів СЕВ ОВВ.
Щоб реалізувати таку інтеграцію, нами було отримано сертифікат відповідності та успішно пройдено тестування на відповідність вимогам до інтеграційної взаємодії СЕВ ОВВ та системи електронного документообігу ISpro. Ознайомитися з сертифікатом можна за посиланням https://ispro.ua/page/sertifikati-ta-svidotstvaОбговорення
Міні-чат усередині документа дозволяє коментувати та вносити уточнення до документів, одному або кільком користувачам, на будь-якому етапі маршруту. Усі обговорення відображаються у стрічці повідомлень автора та одержувачів документа.
Вкладення
Функція вкладення в редакторі документів дозволяє до будь-якого документа прикріплювати файли будь-яких популярних форматів (зображення, презентації, відео), що дозволяє зберігати та передавати найповніші дані.
Резолюції
У модулі Штампи є можливість створення резолюцій будь-якого типу з її складовими елементами. Варіації розміру, стилю, типу та кольору шрифтів дозволяють створювати індивідуальні типи резолюцій на розсуд користувача.
Тепер можна приймати рішення та ставити резолюцію в один клік.
Користувач виходячи з прийнятого рішення проставляє необхідний тип резолюції на будь-яких документах у системі.
На закладці «Історія» відображається історія руху документа серед учасників процесу, фіксується зміна статусу документа, користувачі та точний час операції.
Користувач виходячи з прийнятого рішення проставляє необхідний тип резолюції на будь-яких документах у системі.
Процес
Ручний маршрут
У документі на закладці «Процес» є можливість створення ручного маршруту. Для цього зі списку співробітників необхідно обрати учасників погодження/підписання документа, після чого документ вирушає у роботу.
На закладці «Історія» відображається історія руху документа серед учасників процесу, фіксується зміна статусу документа, користувачі та точний час операції.
Для кожного користувача реалізовано повідомлення "Порядок денний", яке інформує про наявність документів для розгляду.
Автоматичний маршрут
Виконує автоматизацію бізнес-процесів, налаштовується в модулі Дизайнер процесів.
Переваги:
Переваги:
- аналіз, контроль та порядок виконання бізнес-процесів;
- підтримка нотації BPMN;
- експорт/імпорт бізнес-процесів з інших систем BPMN 2.0;
- наявність системних процесів;
- зміна кольору елементів процесу для кращого візуального сприйняття;
- деталізація та налаштування елементів процесу через вбудовану панель налаштувань.
Дизайнер документів
Дизайнер електронних форм дозволяє створювати документи відповідно до найсуворіших вимог організації для ефективної взаємодії між користувачами. Інтуїтивний і зрозумілий інтерфейс дає можливість легко створювати нові шаблони документів, використовуючи доступний перелік полів з типами: текстове, числове, час, дата, або додаючи додаткові нові поля. Крім того, реалізована можливість створювати довідники користувача, а також використовувати наявні системні з подальшою їх прив'язкою до полів документів.
Набір системних шаблонів робить процес створення нових документів швидким та легким.
Набір системних шаблонів робить процес створення нових документів швидким та легким.
Автоматизуйте документообіг за допомогою наших інструментів та керуйте бізнес-процесами в рамках єдиної системи:
- розширте можливості керування діяльністю компанії;
- використовуйте процеси, що налаштовуються, виконуйте завдання;
- документуйте процеси, інтегруйте їх з іншими системами;
- високий рівень безпеки гарантує конфіденційність.
З ISpro переходьте на новий рівень ефективності!
- розширте можливості керування діяльністю компанії;
- використовуйте процеси, що налаштовуються, виконуйте завдання;
- документуйте процеси, інтегруйте їх з іншими системами;
- високий рівень безпеки гарантує конфіденційність.
З ISpro переходьте на новий рівень ефективності!